Konferencja to wydarzenie, które należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem, zwłaszcza jeśli planujemy zaprosić na nią wiele osób. Zbyt mała sala, niewystarczająca liczba krzeseł czy konieczność sporządzania notatek na kolanie mogą sprawić, że nawet bardzo ciekawa prelekcja zostanie negatywnie odebrana. Oto podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej. Sprawdź, o co warto zadbać.
Na udaną konferencję składa się wiele czynników. Znani i cenieni prelegenci z danej dziedziny to oczywiście kwestia niezbędna. Znaczenie ma również lokalizacja. Uczestnicy cenią sobie wyjazd w miejsca, w którym obok czasu spędzonego na wykładach, będzie można pozwiedzać okoliczne atrakcje, pospacerować po lasach, plażach czy górach. Pamiętajmy, że udział w konferencji jest wysiłkiem umysłowym polegającym na ciągłym skupieniu, analizowaniu informacji, a do tego jeszcze koniecznością długotrwałego przesiadywania w jednej pozycji. Oczywiście wygodne krzesła stanowią tu pewną ulgę, ale jednak potem wiele osób chętnie rozprostuje kości w przyjemnych okolicznościach przyrody.
Sama sala to kolejna ważna kwestia, bo musi być ona adekwatnych rozmiarów do liczby uczestników, podobnie jak liczba siedzisk. Należy też myśleć z perspektywy wszystkich uczestników, jeśli chodzi wyposażenie sali konferencyjnej, a więc ważne jest nagłośnienie, oświetlenie czy widoczność ekranu i osoby występującej. Mile widziany jest poczęstunek, a tym samym organizacja miejsca na przerwy. To wciąż nie wszystko.
W dzisiejszych czasach innowacyjna technologia powinna zawitać też na sale konferencyjne, a wyposażenie sali konferencyjnej to odzwierciedla. Obecność nowoczesnego sprzętu audiowizualnego świadczyć będzie o prestiżu takiego wydarzenia. Jednocześnie taki sprzęt sprawi, że komfort słuchaczy będzie wyższy, niż gdy nie zadba się o ten element. Ekran, rzutnik, niezawodne nagłośnienie, mikrofon, flipchart czy dobre słuchawki do ewentualnego tłumaczenia symultanicznego powinny być już w standardzie.
Coraz częściej można też liczyć na techniczne zaplecze rozwiązujące na bieżąco ewentualne zakłócenia. W tym wszystkim meble do sali konferencyjnej wydają się mieć mniejsze znaczenie, jednak ich dobór i organizacja przestrzeni przy ich pomocy pełnią ważną funkcję.
Przeczytaj również: Sala konferencyjna w hotelu — na co zwrócić uwagę podczas wyboru?
Sale konferencyjne to miejsca, w których organizowane są różne wydarzenia. Sale jako pomieszczenia dają sporo możliwości, ale też mają swoje ograniczenia. Nowoczesne sale powinny składać się z takich mebli, które są stosunkowo lekkie w przemieszczaniu, by można było wykonywać różne aranżacje w zależności od rodzaju spotkania.
Przy mniejszych spotkaniach lub wydarzeniach typu warsztaty czy szkolenia warto dysponować stołami, które będą sprzyjały pracy zespołowej. Stoły prostokątne z łatwymi do czyszczenia blatami będą tu przydatne. Dobrym rozwiązaniem mogą być modułowe systemy stołów konferencyjnych, które dają duże możliwości ustawień.
Przeczytaj również: Układ stołów konferencyjnych — tu nie ma miejsca na przypadek
Im większa liczebnie konferencja, tym częściej rezygnuje się ze stołów, by zmieścić więcej osób. Wtedy krzesła powinny być zaopatrzone w rozkładane stoliki umożliwiające robienie notatek. Krzesła powinny być ergonomiczne, odpowiednio wyprofilowane dla naszego kręgosłupa ograniczając boleści związane z długotrwałą pozycją siedzącą.
Istotne meble dotyczą też strefy kawowej, w której konieczny będzie nie tylko stół na przekąski i ekspres do kawy, ale też miejsca, w których uczestnicy konferencji będą mogli zjeść i wypić. Być może dobrym pomysłem będą stoły koktajlowe, które nie tylko dobrze sprawdzają się przy bufetowym jedzeniu, ale też pozwolą na chwilową zmianę pozycji przed kolejnymi wykładami.
Miejsca organizujące konferencje mają bogate doświadczenie, a tym samym wiedzę, co się sprawdza i przydaje. Często wybierane są sale konferencyjne w eleganckich hotelach, co wynika, chociażby z tego, że zyskuje się od razu nocleg dla gości.
Hotel St. Bruno w Giżycku na Mazurach zapewnia indywidualnego managera, który dba o kompleksową obsługę takiej imprezy. Nasze klimatyzowane sale konferencyjne pozwalają na organizację konferencji nawet na 300 osób. Zamkowe otoczenie baszty czy podziemi jest spójne z eleganckim wystrojem i umeblowaniem dodatkowo nadają prestiżowej atmosfery organizowanym tu wydarzeniom. Hotel zapewnia również ogród, w którym można pospacerować w czasie przerw oraz doskonałą regionalną kuchnię, która pozwoli na obiadowy relaks.
Szukasz atrakcyjnego miejsca na konferencję? Mazury i Giżycko oferują wiele możliwości. Okoliczna przyroda, lasy i woda zawsze będą stanowić idealną równowagę dla dnia, który intelektualnie wyczerpuje, a takim niewątpliwie jest konferencja. W Hotelu St. Bruno można dodatkowo liczyć na niezawodność obsługi, doskonałe wyposażenie sali konferencyjnej i wyżywienie, które sprosta oczekiwaniom każdego z uczestników.
