Czy wybór sali na organizowaną konferencję jest najważniejszy? Zapewne nie, jednak nie poświęcając temu zagadnieniu uwagi, możemy zaliczyć organizacyjną porażkę.
Nieznajomość potrzeb uczestników czy koniecznych z technicznego, ale i ludzkiego punktu widzenia elementów wyposażenia takiej sali może spowodować wiele komplikacji. Na co trzeba zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?
Dużo więcej niż mogłoby się wydawać. Począwszy od dogodnej dla wszystkich lokalizacji, przez niezawodne i kompleksowe wyposażenie aż po nastrój i poczucie zmęczenia u uczestników związane, chociażby z odpowiednim nagłośnieniem, klimatyzacją czy oświetleniem. Dobra lokalizacja i dostępny parking zapewne zwiększą frekwencję podczas konferencji, a sprzyjające dobremu samopoczuciu warunki sprawią, że organizator będzie dobrze kojarzony i tym chętniej uczestnicy przyjadą na kolejne wydarzenie przez niego podejmowane. Odpowiednie wyposażenie i sprzęt na pewno dodają takim przedsięwzięciom prestiżu. Czy wiadomo, jakie sale konferencyjne będą w związku z tym najlepsze?
Przeczytaj również: Układ stołów konferencyjnych — tu nie ma miejsca na przypadek
Zaczynając od wyposażenia, dla uczestników ważna jest wygoda. Należy zatem zwrócić uwagę nie tylko na wygodne krzesła, ale też stoliki czy biurka, na których można robić notatki lub coś postawić. Ważny będzie też dostęp do bezprzewodowego internetu. Dobra sala to tez ekran (w przypadku większej ilości uczestników nawet nie jeden) i rzutnik multimedialny, słuchawki w przypadku tłumaczenia symultanicznego, flipcharty, laptopy, dobrej jakości nagłośnienie z mikrofonami bezprzewodowymi czy system zaciemniania sali, by żaden uczestnik nie musiał borykać się z oślepiającym słońcem, laserowe wskaźniki.
Pod pojęciem udogodnień znajduje się również łatwość w przemieszczaniu się po obiekcie, bliskość toalet, których ilość powinna być dostosowana do ilości uczestników czy niezbyt odległe miejsce, gdzie w czasie przerw można się zrelaksować, napić kawy. Istotne jest, by skutecznie odizolować ewentualne równocześnie odbywające się podobne wydarzenie w sali na tym samym piętrze, by wzajemnie sobie nie przeszkadzały. Ważne również, by obiekt przystosowany był do potrzeb osób niepełnosprawnych. Windy, podjazdy, ograniczenie progów, czy schodów na całej przestrzeni także warto zweryfikować przed podjęciem decyzji o wyborze sali konferencyjnej.
Konferencje dotyczące skomplikowanych nowoczesnych technologii czy sprzętów i aparatur lepiej będą wkomponowywały się w nowoczesne, industrialne wnętrza z profesjonalnym wyposażeniem pozwalającym na ekspozycję prezentowanych rozwiązań. Konferencje na temat odżywiania, edukacji czy zagadnień medycznych można zorganizować w przytulnych, ale też eleganckich miejscach, których klimat będzie zachęcał do współpracy i dzielenia się swoimi doświadczeniami i przemyśleniami.
Jeśli będziemy mieć kłopot w wyborze, w internecie znaleźć można wyszukiwarki sal konferencyjnych, w których po wpisaniu podstawowych parametrów, można liczyć na podpowiedzi dotyczące nie tylko metrażu i lokalizacji sali, ale też właśnie spójności tematyki konferencji z rodzajem sali. Czy atrakcje w miejscu organizowanej konferencji mają znaczenie?
Jeśli planowana konferencja trwa dłużej niż jeden dzień, dobrym pomysłem będą sale konferencyjne w hotelu lub innym obiekcie, który dodatkowo zapewnia inne atrakcje. Obecne tam przestrzenie sportowo-rekreacyjne, night-club, bar, sala z kręglami czy bilardem pozwalają na integrację, odpoczynek bądź różne formy wspólnego spędzania czasu. A to jest ważne po wyczerpującym intelektualnie dniu. Sposobność skorzystania z basenu oraz strefy spa to również relaks bardzo często gwarantowany w takim miejscu jak hotel. Sala konferencyjna w tego typu obiekcie powinna być odizolowana od części hotelowej, by nie zakłócać pobytu gościom hotelu niebędącym uczestnikami konferencji.
Przeważnie znajduje się ona w wydzielonej części, na innym piętrze. Dla niektórych gości hotel to też dobra okazja, by zarezerwować sobie nocleg w tym samym miejscu i uniknąć komplikacji związanych z transportem. Oczywiście bywa też inaczej i czasem chce się opuścić obiekt konferencyjny, Stąd duże znaczenie ma też miejscowość, w której konferencja się odbywa. Jedną z atrakcji w niektórych miejscach będzie możliwość zwiedzenia nowego miasta czy regionu.
Przeczytaj również: Konferencja w SPA — czyli edukacja i szkolenie w jednym miejscu!
