Układ stołów konferencyjnych — tu nie ma miejsca na przypadek

28.12.2022

Konferencja rządzi  się różnymi prawami, również w kwestii rozplanowania rozmieszczenia miejsc przy stole dla uczestników. Układ krzeseł musi zapewniać wygodę w dostępie do prelegenta i ekranu.

Trzeba zaznaczyć, że konferencje przyjmują różną formę, do której układ krzeseł i stołów na sali należy dostosować. Pamiętajmy też, że nie każda sala pozwala na wszystkie układy stołów konferencyjnych, dlatego zawsze warto ją zobaczyć, nim zdecydujemy się na wybór.

ZORGANIZUJ Z NAMI KONFERENCJĘ W HOTELU NA MAZURACH ➝

Forma konferencji na początek

Szkoleniowa czy warsztatowa konferencja różni się od tej klasycznej polegającej jedynie na słuchaniu i obserwowaniu wystąpienia prelegenta i jego prezentacji. Najpierw musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, ile osób będzie uczestniczyło w konferencji. W kolejnym punkcie trzeba rozważyć charakter planowanego spotkania. Każdy uczestnik musi mieć zagwarantowaną dobrą widoczność, swobodę ruchów czy miejsce do pracy na przykład do sporządzania notatek.

W przypadku najbardziej klasycznej formy konferencji najlepszym układem będzie kinowy/ teatralny w postaci rzędów krzeseł jeden za drugim skierowanych w stronę prelegenta i ekranu z prezentacją. W przypadku formy warsztatowej za najlepszy przyjmuje się układ wyspowy stołów konferencyjnych. Może to przyjąć postać układu bankietowych okrągłych stołów lub szkolnego rozstawu ławek z krzesłami. Stoły powinny być w oddaleniu od siebie, by uczestnicy mogli swobodnie pracować.

Bankietowy układ jednak częściej wybierany jest przy organizacji pokazów czy uroczystości wręczania nagród niż klasycznej konferencji. Z kolei rozstaw stołów w formie układu szkolnego sprawdza się wtedy, gdy uczestnicy będą korzystać w trakcie konferencji z dodatkowego sprzętu typu laptop. Na układ wyspowy stołów decydujemy się wtedy, gdy założeniem jest, że uczestnicy będą pracować w mniejszych podgrupach z wykorzystaniem różnych materiałów, na które potrzebne jest miejsce na stole. Jakie układy stołów konferencyjnych jeszcze możemy rozważać?

Stół konferencyjny w najlepszym wydaniu

Metraż sali to za mało, by podjąć decyzję o układzie stołów. Sala może być węższa, nieustawna, posiadać podesty, skosy czy filary. Wszystko to powinno być uwzględnione przy podejmowaniu decyzji o wyborze odpowiedniej sali i układu stołów na niej. Wszelkie konstrukcyjne przeszkody typu filary mogą uniemożliwić ustawienie stołów w podkowę. Podkowa to dobry układ na szkolenie czy konferencje w mniejszym gronie pozwalający nie tylko na dobrą widoczność dla wszystkich, ale też komunikację uczestników między sobą lub z prelegentem.

Dla mniejszej liczby uczestników dobrym rozwiązaniem będzie też duży stół konferencyjny prostokątny bądź owalny pozwalający na komunikację i wspólną pracę. Na takie ustawienie możemy się zdecydować jednak wtedy, gdy nie planujemy wyświetlać niczego na ekranie. Niektórzy uczestnicy mieliby wtedy problem z dostępem do ekranu. W przypadku dużej liczby uczestników najlepiej jednak sprawdza się kinowy układ stołów. Co jeszcze należy wiedzieć o układzie stołów konferencyjnych?

SPRAWDŹ OFERTĘ HOTELOWĄ DLA FIRM ➝

Jak wyliczyć pojemność sali?

Przeanalizowanie możliwości sali pozwala nie tylko określić, ilu uczestników może wziąć udział w wydarzeniu, ale też dostosować układ sali. Pojemność najłatwiej jednak wyliczyć w przypadku klasycznego ustawienia kinowego. Można tu wspomóc się prostym przelicznikiem, że na jednego uczestnika konferencji powinien przypadać jeden metr kwadratowy powierzchni. W przypadku innych układów stołów na konferencji wyliczenie pojemności sali jest nieco trudniejsze.

Przyjmuje się, że w przypadku układu szkolnego stołów i krzeseł, możliwość usadzenia w tej samej sali to 60% z układu kinowego. Już sam ten fakt pokazuje, że będzie to układ odpowiedni dla dużo mniejszej konferencji. Układ stołów w podkowę z kolei daje jeszcze mniejsze szanse pomieszczenia uczestników, bo będzie to zaledwie 45% z układu kinowego. Natomiast stoły okrągłe rozmieszczone bankietowo z zachowaniem odpowiedniego dystansu to możliwość usadzenia jedynie 40% z uczestników układu kinowego.

Wyliczenie pojemności sali to również uwzględnienie przestrzeni dla prelegenta, stolika i krzesła dla niego, czy obszaru na ekran multimedialny. Jeśli obiekt, w którym organizowana jest konferencja, udostępnia jedynie daną salę bez przestrzeni poza nią, to również należy wliczyć w pojemność sali przestrzeń na przerwę na kawę, stolik z napojami i przekąskami. Kalkulator powierzchni często więc nie wystarczy i powinniśmy każdy brany pod uwagę obiekt konferencyjny samodzielnie zobaczyć, a i zmierzyć nie zaszkodzi.