Konferencja rządzi się różnymi prawami, również w kwestii rozplanowania rozmieszczenia miejsc przy stole dla uczestników. Układ krzeseł musi zapewniać wygodę w dostępie do prelegenta i ekranu.
Trzeba zaznaczyć, że konferencje przyjmują różną formę, do której układ krzeseł i stołów na sali należy dostosować. Pamiętajmy też, że nie każda sala pozwala na wszystkie układy stołów konferencyjnych, dlatego zawsze warto ją zobaczyć, nim zdecydujemy się na wybór.
Szkoleniowa czy warsztatowa konferencja różni się od tej klasycznej polegającej jedynie na słuchaniu i obserwowaniu wystąpienia prelegenta i jego prezentacji. Najpierw musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, ile osób będzie uczestniczyło w konferencji. W kolejnym punkcie trzeba rozważyć charakter planowanego spotkania. Każdy uczestnik musi mieć zagwarantowaną dobrą widoczność, swobodę ruchów czy miejsce do pracy na przykład do sporządzania notatek.
W przypadku najbardziej klasycznej formy konferencji najlepszym układem będzie kinowy/ teatralny w postaci rzędów krzeseł jeden za drugim skierowanych w stronę prelegenta i ekranu z prezentacją. W przypadku formy warsztatowej za najlepszy przyjmuje się układ wyspowy stołów konferencyjnych. Może to przyjąć postać układu bankietowych okrągłych stołów lub szkolnego rozstawu ławek z krzesłami. Stoły powinny być w oddaleniu od siebie, by uczestnicy mogli swobodnie pracować.
Bankietowy układ jednak częściej wybierany jest przy organizacji pokazów czy uroczystości wręczania nagród niż klasycznej konferencji. Z kolei rozstaw stołów w formie układu szkolnego sprawdza się wtedy, gdy uczestnicy będą korzystać w trakcie konferencji z dodatkowego sprzętu typu laptop. Na układ wyspowy stołów decydujemy się wtedy, gdy założeniem jest, że uczestnicy będą pracować w mniejszych podgrupach z wykorzystaniem różnych materiałów, na które potrzebne jest miejsce na stole. Jakie układy stołów konferencyjnych jeszcze możemy rozważać?
Przeczytaj również: Sala konferencyjna w hotelu — na co zwrócić uwagę podczas wyboru?
Metraż sali to za mało, by podjąć decyzję o układzie stołów. Sala może być węższa, nieustawna, posiadać podesty, skosy czy filary. Wszystko to powinno być uwzględnione przy podejmowaniu decyzji o wyborze odpowiedniej sali i układu stołów na niej. Wszelkie konstrukcyjne przeszkody typu filary mogą uniemożliwić ustawienie stołów w podkowę. Podkowa to dobry układ na szkolenie czy konferencje w mniejszym gronie pozwalający nie tylko na dobrą widoczność dla wszystkich, ale też komunikację uczestników między sobą lub z prelegentem.
Dla mniejszej liczby uczestników dobrym rozwiązaniem będzie też duży stół konferencyjny prostokątny bądź owalny pozwalający na komunikację i wspólną pracę. Na takie ustawienie możemy się zdecydować jednak wtedy, gdy nie planujemy wyświetlać niczego na ekranie. Niektórzy uczestnicy mieliby wtedy problem z dostępem do ekranu. W przypadku dużej liczby uczestników najlepiej jednak sprawdza się kinowy układ stołów. Co jeszcze należy wiedzieć o układzie stołów konferencyjnych?
Przeanalizowanie możliwości sali pozwala nie tylko określić, ilu uczestników może wziąć udział w wydarzeniu, ale też dostosować układ sali. Pojemność najłatwiej jednak wyliczyć w przypadku klasycznego ustawienia kinowego. Można tu wspomóc się prostym przelicznikiem, że na jednego uczestnika konferencji powinien przypadać jeden metr kwadratowy powierzchni. W przypadku innych układów stołów na konferencji wyliczenie pojemności sali jest nieco trudniejsze.
Przyjmuje się, że w przypadku układu szkolnego stołów i krzeseł, możliwość usadzenia w tej samej sali to 60% z układu kinowego. Już sam ten fakt pokazuje, że będzie to układ odpowiedni dla dużo mniejszej konferencji. Układ stołów w podkowę z kolei daje jeszcze mniejsze szanse pomieszczenia uczestników, bo będzie to zaledwie 45% z układu kinowego. Natomiast stoły okrągłe rozmieszczone bankietowo z zachowaniem odpowiedniego dystansu to możliwość usadzenia jedynie 40% z uczestników układu kinowego.
Wyliczenie pojemności sali to również uwzględnienie przestrzeni dla prelegenta, stolika i krzesła dla niego, czy obszaru na ekran multimedialny. Jeśli obiekt, w którym organizowana jest konferencja, udostępnia jedynie daną salę bez przestrzeni poza nią, to również należy wliczyć w pojemność sali przestrzeń na przerwę na kawę, stolik z napojami i przekąskami. Kalkulator powierzchni często więc nie wystarczy i powinniśmy każdy brany pod uwagę obiekt konferencyjny samodzielnie zobaczyć, a i zmierzyć nie zaszkodzi.
