Poza częścią merytoryczną ważne też są takie kwestie jak miejsce, w którym organizowane jest takie przedsięwzięcie. Jaki obiekt będzie odpowiedni na organizację konferencji biznesowej?
Przewidywanie potrzeb prelegentów i gości to jeden z priorytetów, jaki organizator konferencji powinien przed sobą postawić. Zaczynając od najważniejszych potrzeb, istotne jest, by obiekt usytuowany był w miejscu, do którego dojazd jest nieskomplikowany, parking dostępny oraz możliwe jest poruszanie się komunikacją miejską, jeśli taka istnieje. Dotarcie do obiektu powinno być ułatwione dołączeniem mapki do zaproszeń czy wiadomości potwierdzającej udział w konferencji. Często warto też dołączyć zdjęcie obiektu, do którego goście mają dotrzeć.
Walory wizualne to również często potrzeba gości, którzy czasem za udział w konferencji płacą niemałe pieniądze. Liczy się to, by obiekt konferencyjny był wizualnie atrakcyjny, komfortowy, oferujący przyjemną atmosferę. Co się kryje pod pojęciem wygody w tym przypadku?
Gdy już uczestnicy konferencji przekroczą próg atrakcyjnego z zewnątrz obiektu, nic gorszego nie może się stać niż rozczarowanie. Niewiedza jak poruszać się w środku, brak wystarczającej ilości toalet, chłód, zbyt mocne lub zbyt słabe oświetlenie to tylko nieliczne z niekomfortowych odczuć, jakich można doświadczyć. Organizator powinien przyłożyć wagę nawet do wyboru krzeseł, na których goście będą przecież siedzieć przez kilka godzin. Czystość, niezagłuszająca klimatyzacja, odpowiednie nagłośnienie czy obraz prezentacji prelegenta docierający do wszystkich stron sali to bardzo ważne kwestie, które wcześniej muszą zostać przygotowane.
Przeczytaj również: Konferencja w SPA — czyli edukacja i szkolenie w jednym miejscu!
Potrzeby fizjologiczne typu jedzenie czy picie też mają znaczenie, dlatego dobrze jest, jeśli obiekt zagwarantuje dostęp do zimnych i ciepłych napojów, przekąsek oraz w harmonogram wykładów zostanie wpleciona przerwa obiadowa. Bardzo dobrze jest to odbierane, jeśli w tej porze zorganizowany jest catering albo wskazuje się gościom najbliższe rekomendowane miejsca na posiłek.
Nie wszystkie konferencje wymagają jedynie dużej sali wykładowej. Bywa, że potrzebne jest wydzielenie mniejszych sal do pracy grup roboczych, warsztatowych czy seminaryjnych. W każdej z nich musi być zapewniony sprzęt audiowizualny i odpowiednie warunki, w których komfortowa będzie dla wszystkich praca. Wszystkie sprawy technologiczne również nie powinny zawieść.
Jeśli kwestie związane z podłączaniem projektora, możliwością klonowania obrazu czy ustawiania rozdzielczości laptopa i projektora tego wymagają, pod ręką powinien być ktoś, kto ogarnia takie sprawy. Czasem wykłady wymagają tłumaczenia symultanicznego, dlatego organizator musi zapewnić tłumacza, a być może nawet dwóch, by mogli się zmieniać. Oświetlenie i nagłośnienie często wiąże się z zapewnieniem osoby, która nad tym zapanuje, bo nigdy nie wiadomo, kiedy technologia splata nam figle.
Konferencja biznesowa poza wartością merytoryczną może nieść ze sobą wartość dodaną w postaci wyjątkowej lokalizacji pod postacią regionu. W Polsce do takich na pewno należą miejscowości nadmorskie, górskie oraz usytuowane nas jeziorem. Jeżeli dodatkowo będzie to obiekt w postaci hotelu gwarantującego wszystko, co ważne w jednym miejscu, pozwoli to też na integrację i chęć powtórzenia uczestnictwa w podobnych wydarzeniach danego organizatora. Nocleg w przystępnej cenie, restauracja serwująca śniadania, by nie trzeba było z pustym żołądkiem rozpoczynać drugiego dnia konferencji, a może też sposób na wieczorny relaks. Basen, strefa spa, kręgle czy bilard to dobry sposób dla przeciążanych umysłów na odprężenie po trudnym dniu. Bywa też, że hotele dysponują pięknym terenem zewnętrznym, gdzie w przerwach między wykładami można pospacerować wśród zieleni, zaczerpnąć świeżego powietrza.
W każdym większym obiekcie istotne jest opisanie kierunków ułatwiających poruszanie. Wiedza na temat tego, gdzie jest bufet, gdzie szatnie, toalety czy sektor, w którym uczestnicy mają swoje miejsca, usprawni przemieszczanie się, zredukuje spóźnienia i frustrację u ewentualnych zagubionych.
Przeczytaj również: Sala konferencyjna w hotelu — na co zwrócić uwagę podczas wyboru?
