O dobrą konferencję należy zadbać nie tylko wyjątkowym miejscem, urozmaiconym cateringiem czy luksusowymi atrakcjami. O jakości konferencji decyduje jej poziom merytoryczny, a o ten zadbać mogą jedynie odpowiednie osoby dzielące się swoją wiedzą.
Są to prelegenci, których organizator konferencji zaprasza, uznając, że w najwyższym stopniu swoją wiedzą i doświadczeniem wpisują się w tematykę konferencji, odnosząc się do najnowszej wiedzy naukowej, aktualnych statystyk czy bieżących trendów. Co należy wiedzieć o dobrym prelegencie?
Może to nie jest to samo, co szukanie igły w stogu siana, ale źle trafić jest łatwiej niż dobrze. Dlaczego? Czasem wystarczy sam fakt, że czyjąś mocną stroną nie jest przemawianie, stąd monotonne czytanie z kartki, czy zbyt zawiły sposób przedstawienia informacji, które w gruncie rzeczy są bardzo ważne i ciekawe. Taki sposób prezentacji sprawia, że wiedza ta nie zapadnie nam w pamięci.
Czasem to organizator popełnia błąd, decydując się na prelegentów niepraktykujących, co może sprawić, że będą nadmiernie teoretyzować, nie odnosząc się do doświadczenia i prawdziwych przykładów ze swojej pracy. Trudno może tym osobom potem odpowiedzieć na pytania ze strony widowni, która na odwrót, może praktykować daną dziedzinę i szukać praktycznych rozwiązań. Gdzie zatem szukać odpowiednich prelegentów, żeby mieć pewność, że podołają wymogom uczestników konferencji?
Kiedy organizowanie eventów typu konferencja to nas chleb powszedni, powinniśmy kontakty z prelegentami budować i pielęgnować. Jeśli to sprawdzone osoby, to od nich należy rozpocząć poszukiwania przy kolejnej okazji. Gdzie jednak początkowo ich znaleźć? Ważne jest śledzenie podobnych wydarzeń i prelegentów tam występujących. Słysząc o nich dobre opinie i wiedząc, że tematyka, która się zajmują, bliska jest wydarzeniu przez nas organizowanemu, zapamiętajmy jego nazwisko, poszukajmy o nim informacji w sieci.
Kolejną opcją jest sam internet, gdzie influencerzy czy blogerzy reklamują samych siebie. Być może uda nam się znaleźć na YouTube nagrania ich wystąpienia, dzięki czemu od razu rozeznamy, jaki mają sposób przemawiania, czy zachęcają do słuchania, generują pytania od czytelników i opinie. Nawiązanie z nimi kontaktu, gdy już będziemy zainteresowani, nie powinno być trudne. W internecie znajdziemy też firmy i organizacje zajmujące się interesującą nas tematyką i tam można poszukać osób, które chętnie wystąpią, podziela się swoją wiedzą i doświadczeniem z szerszą widowni.
Przeczytaj również: Układ stołów konferencyjnych — tu nie ma miejsca na przypadek
Podstawową zasadą powinno być znalezienie specjalistów praktyków z doświadczeniem w zakresie wystąpień publicznych. Powinniśmy zrobić też rozeznanie w opiniach na temat rozważanych prelegentów. Możemy je znaleźć w internecie, a oprócz tego możemy także zapytać organizatorów innych konferencji z udziałem danego prelegenta czy osób w danym wydarzeniu biorących udział. Ważne jest też spojrzenie samego prelegenta na tematykę, która ma być poruszona podczas konferencji. Dana osoba może mieć pomysł na swoje wystąpienie, które my jako organizatorzy możemy uznać za trafiony albo wręcz odwrotnie. Wystąpienia podczas konferencji mają też swój ograniczony czas, po którym prawo do pytań ma publiczność. Ważne jest, czy prelegent bierze te czynniki pod uwagę, czy jest otwarty na współpracę, dostosowanie się do zasad konferencji. Cechy osobowościowe prelegenta też mają znaczenie.
Pamiętajmy, że dobry merytorycznie prelegent nie musi jednocześnie posiadać kompetencji miękkich, które wydają się niezbędne, by wystąpienie mogło zakończyć się sukcesem. Zatem naszą rolą będzie ocena, czy dana osoba jest odporna na stres związany z takimi wystąpieniami przed dużą publicznością. Oprócz tego liczy się dystans do siebie, poczucie humoru – przydatne, kiedy coś pójdzie nie tak, czy pozytywne nastawienie do publiczności, a nie przeżywanie jej opresyjne, mają tu duże znaczenie. Z perspektywy organizatora znaczące jest czy prelegent jest otwarty na współpracę. Siła głosu i poprawność językowa również powinny zwrócić naszą uwagę. Wszystko to przełoży się na jakość wystąpienia oraz na współpracę z organizatorami konferencji.
Przeczytaj również: Obiekt konferencyjny na konferencję biznesową — jakie wymagania powinien spełniać?
