Podróż służbowa pracownika to nie tylko nowe wyzwania i obowiązki, ale też kwestie organizacyjne, z których jedną z najważniejszych jest nocleg. Jak rozliczyć koszty zakwaterowania? Czy pracownikowi przysługuje ryczałt, czy zwrot na podstawie faktury? Jakie limity obowiązują pracodawcę? Jeśli te pytania spędzają Ci sen z powiek, ten artykuł rozwieje wszystkie wątpliwości.
Spis treści:
Podstawową kwestią, od której należy zacząć, jest zrozumienie dwóch głównych metod rozliczania kosztów noclegu pracownika w delegacji krajowej. Pracodawca może albo wypłacić pracownikowi zryczałtowaną kwotę, albo zwrócić faktycznie poniesione koszty na podstawie przedstawionego rachunku. Wybór metody zależy od tego, czy pracownik jest w stanie udokumentować wydatek. Często sprawdza się to wtedy gdy pod uwagę brana jest praca zdalna w hotelu na Mazurach i pracownik zostaje tam służbowo kilka dni, ale cały czas wykonuje swoje obowiązki.
Ryczałt to z góry określona kwota, która przysługuje pracownikowi za każdy nocleg w podróży służbowej, jeśli nie przedstawił on rachunku za hotel czy pensjonat. Jest to rozwiązanie stosowane, gdy pracownik nocuje np. u rodziny lub znajomych albo z jakiegoś powodu nie otrzymał dokumentu potwierdzającego opłatę.
Drugą, znacznie częstszą opcją, jest zwrot kosztów na podstawie faktury lub rachunku przedstawionego przez pracownika. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do pokrycia udokumentowanego wydatku. Czy jest tu jakiś limit? Tak. Zgodnie z przepisami, pracodawca zwraca koszty do wysokości dwudziestokrotności stawki diety.
Co ważne, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu przekraczających ten limit. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w dużym mieście podczas ważnych targów branżowych, kiedy ceny hoteli są znacznie wyższe niż standardowo.
Kodeks pracy jasno stanowi, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z podróżą służbową, w tym koszty noclegu. Istnieją jednak sytuacje, w których zwrot za nocleg nie przysługuje. Dzieje się tak, gdy:
Aby uzyskać zwrot, pracownik musi przedstawić odpowiednie dokumenty – najczęściej jest to faktura lub rachunek imienny oraz wypełniony formularz rozliczenia podróży służbowej (tzw. delegacja).
Warto pamiętać o tym, aby faktycznie poprosić hotel o wszystkie niezbędne dokumenty. Nasz hotel na Mazurach często wybierany jest jako baza noclegowa dla firm i jej pracowników.
