Konferencja to taka dama, która nie znosi niejasności i chaosu. Tak jak perfekcjonistyczna pani domu chce mieć wszystko poukładane, tak konferencja lubi, gdy wszystko ma swoje miejsce i swój czas. Faktycznie, kiepsko zorganizowana konferencja pozostawia złe wrażenie, nawet jeśli merytorycznie wystąpieniom nie można nic zarzucić.
Jest to zatem wyzwanie, jak zorganizować konferencję krok po kroku, tak, by uwzględniała różne potrzeby uczestników, a jednocześnie zawierała w sobie to, co powinna, czyli odpowiednią ilość wiedzy, po którą wszyscy przecież przyjechali.
Konferencja nie może zacząć się inaczej niż od koncepcji. Koncepcja jest jak oprawa obrazu, dominującą kolorystyka wnętrza czy po prostu stylizacja ubioru naszej pani domu. Tak jak kobieta ma styl, tak dobra konferencja musi mieć swoją oprawę tematyczną i wizualną. Nowatorski, przyciągający uwagę temat na czasie, poruszający kwestie intrygujące, przyciągające społecznie to już połowa sukcesu. Należy przemyśleć grupę docelową, do której chcemy skierować zakres tematyczny, przemyśleć prelegentów, którzy naszym zdaniem wniosą ważny i interesujący dla wszystkich materiał.
Gdy już to wiemy, możemy ustalić szczegółowy harmonogram konferencji. Wymaga to ścisłego określenia czasu przeznaczonego na każde przemówienie, z uwzględnieniem możliwości zadawania pytań przez publiczność. Do tego przerwy kawowe, obiadowe, ewentualnie lampka wina na koniec dnia, wszystko tak, by konferencja skończyła się o ustalonej godzinie, a całość wyglądała profesjonalnie.
Przeczytaj również: Pomysły i atrakcje na imprezę firmową – poznaj nasze propozycje
Ustalenie terminu konferencji powinno dokonać się w miarę szybko, by móc dopasować jeden czas dla wszystkich, a to bywa trudne. Powinniśmy podać go do informacji ogólnej na tyle szybko, by potencjalni uczestnicy mogli zarezerwować sobie czas. Należy również określić liczbę uczestników, czyli trochę przewidzieć ile osób będzie zainteresowanych tematem. Nie bez znaczenia jest też budżet, jakim się dysponuje. To on decyduje o wyborze miejsca na organizację, o tym czy konferencja zamknie się w jednym dniu, czy w dwóch. W tym drugim przypadku trzeba w budżecie uwzględnić nocleg dla prelegentów.
Musimy zdecydować czy konferencja będzie odpłatna dla uczestników, czy też uda się znaleźć sponsorów. Tak często bywa na konferencjach dla lekarzy, które finansowane są przez firmy farmaceutyczne. Jest to obopólna korzyść, gdyż firmom takim zależy na przedstawieniu leków najnowszej generacji i ich właściwości zdrowotnych, a lekarze dzięki temu mogą być na bieżąco z najnowszą wiedzą farmakologiczną.
Ludzie lubią konferencje, podobnie jak troskliwe gospodynie domowe. To okazja do spotkania z ludźmi, dyskusji na ważne tematy, pogłębienia interesującej wiedzy z danej dziedziny. Dla niektórych również możliwość wyjechania z domu, odpoczynku, zmiany otoczenia. Nie dziwi więc fakt, że konferencja zorganizowana w wynajętej na weekend szkole to nie to samo, co taki event w eleganckim hotelu czy centrum konferencyjnym. Myśląc o takim miejscu, powinno się zacząć od dogodnego dojazdu, łącznie ze sporządzeniem mapki dla uczestników. Należy też zapewnić miejsca parkingowe, ale też przestrzeń, która pozwoli w chwilach przerwy wyjść na zewnątrz, tak, by nie musieć natychmiast się zderzyć z ulicznym hałasem. Sam budynek również powinien charakteryzować się przestronnością, klimatyzacją, dobrym oświetleniem, odpowiednią ilością toalet. Budynek powinien uwzględniać udogodnienia dla niepełnosprawnych. Przy rozważaniu miejsca, powinniśmy pomyśleć o sprzęcie technicznym, mikrofonach, mównicach, projektorach. Niektóre miejsca konferencyjne dysponują tym wszystkim, a czasem musimy o to zadbać dodatkowo. A na koniec najprzyjemniejsze, czyli restauracja czy catering. To ważny element, by uczestnicy nie byli głodni, bo taka frustracja nie pozostawi dobrych wspomnień.
Idealne miejsce na organizację konferencji to obiekt komfortowy, który zapewni to wszystko i jeszcze więcej w postaci profesjonalnej obsługi, która odpowie na wszystkie potrzeby. Mazury to dodatkowa atrakcja i doskonała oprawa udanej konferencji. Hotel St. Bruno w Giżycku stworzył ofertę pozwalającą zaplanować wyjątkową konferencję. Obok tego, że zapewnia salę, sprzęt techniczny, wyżywienie, w ofercie ma również noclegi, relaksujący wieczorem basen czy Night Club. Lokalizacja w centrum miasta i bezpłatny parking czynią to miejsce bezkonkurencyjnym dla takich imprez.
